Internet lo ha cambiado todo. La antigua sociedad de las materias primas ha ido evolucionando de una manera paulatina hacia la actual sociedad del conocimiento. Hoy, más que nunca, quien tiene el conocimiento tiene todo el poder. Por eso resulta tan sumamente importante para las empresas contemporáneas proteger la información confidencial que poseen. Una información confidencial que puede orbitar alrededor de dimensiones diferentes de la propia empresa. Como los aspectos técnicos, los aspectos comerciales o los aspectos económicos.

¿Pero a qué llamamos información confidencial exactamente? Pues según el Acuerdo sobre los Aspectos de los Derechos de Propiedad Intelectual relacionados con el Comercio (ADPIC), la información confidencial es aquella que es secreta, que tiene un valor comercial por el mismo hecho de ser secreta y que ha sido objeto de medidas razonables para mantenerla secreta por parte de su titular. Esto puede incluir secretos comerciales, estrategias de marketing, información financiera, planes de negocios o datos personales de terceros, entre otros.

 

Documentos confidenciales

Los documentos confidenciales son aquellos documentos que contienen información confidencial. Pueden ser tanto documentos físicos como documentos digitales. Para protegerlos y salvaguardarlos de la lectura por parte de personas no autorizadas, las empresas deben implementar determinadas acciones de seguridad. Como el uso de contraseñas digitales para acceder a la sección del sistema donde se encuentran alojados estos documentos, su colocación en cajas fuertes de seguridad en casos de documentos físicos o una correcta organización.

En muchos casos, para las empresas resulta inevitable tener que compartir dichos documentos con otra empresa o institución. En esos casos, es conveniente siempre firmar un acuerdo de confidencialidad que impida que la información confidencial caiga en otras manos. Lo mismo ocurre con ex trabajadores de la empresa que gozaban de acceso a los documentos confidenciales. De lo contrario, estos tendrían total libertad para compartir todo lo que saben sobre los asuntos internos de la compañía. En este mundo dominado por la información, un suicidio.

La importancia de los acuerdos confidenciales es enorme. Según el artículo 279 de nuestro Código Penal, la pena para quienes difundan, revelen o cedan secretos de empresas estando bajo obligación legal o contractual de no hacerlo asciende hasta los cuatros años de prisión. En ese sentido, un acuerdo de confidencialidad es clave para protegernos. Una garantía para la supervivencia de nuestra empresa. No obstante, las empresas también tienen un acuerdo de confidencialidad para con los titulares de los datos personales que manejan.

 

Protección de datos de carácter personal

La digitalización social y empresarial ha llevado a las empresas a manejar más datos confidenciales de usuarios y clientes que nunca. En consecuencia, las autoridades europeas desarrollaron una normativa de protección de datos de carácter personal llamada Reglamento General de Protección de Datos. La idea es proteger los derechos de los ciudadanos en materia de información confidencial. Y lo hace mediante el establecimiento de una serie de obligaciones para las empresas que cuentan con un fichero de datos personales de terceros.

Obligaciones como la de informar a la Agencia Española de Protección de Datos de cualquier brecha de seguridad informática que pudiesen tener. O la de limitar el acceso al fichero de almacenamiento de los datos personales de los usuarios y clientes. O la de realizar una destrucción de documentos confidenciales profesional. Es decir, que no basta con tirar los documentos a la basura ordinaria o romperlos en varios trozos.

Lo mismo ocurre con los documentos confidenciales digitales. Los titulares de datos personales merecen la misma confidencialidad que tu propia empresa, y por este motivo se deben implementar las medidas necesarias que garanticen la ausencia de información confidencial contenida en los metadatos de los archivos digitales.

Se debe realizar por tanto un sanitizado de todos los ficheros que se van a compartir por cualquiera de los medios: páginas web, correo electrónico, redes sociales, etc. Esta tarea de sanitización no puede recaer en la parte del usuario sino que debe ser la propia empresa la que implemente las medidas software necesarias para que, de forma automática, se limpien los metadatos de todos los ficheros.

En este sentido, MetaClean dispone de diferentes soluciones para el tratamiento automático de metadatos compatible con todos los ficheros ofimáticos de Microsoft Office, Open/Libre Office, PDF y archivos de imagen, audio y vídeo.

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