MetaClean for Outlook
Ahora también disponible el nuevo AddIn MetaClean for Outlook para plataformas Mac OS X y Windows, compatible con todas las versiones de Outlook (incluso Outlook en Web). Puedes instalar este AddIn desde Microsoft App Store (gratuito para uso personal).
- Formatos de ficheros compatibles con MetaClean
- Integración con Microsoft Outlook 97, 2003, 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 y Microsoft 365.
- Disponible para todas las versiones de Outlook de escritorio en Windows, Mac OS X y Outlook en la Web (OWA).
- Gestión de Control de Cambios y Comentarios: Permite aceptar todos los cambios y borrar los comentarios del documento automáticamente.
- Funciona de forma automática sin requerir intervención por parte del usuario, antes de enviar el correo electrónico procesa los datos ocultos e información personal de todos los ficheros adjuntos.
- Dispone de una interfaz gráfica para configurar: La plantilla de metadatos, tipo de ficheros a procesar (.docx, .pdf, .jpg, …), borrado de metadatos o aplicación de plantillas, etc..
- Despliegue masivo de la herramienta a través de políticas del Directorio Activo.
- Permite configurar dominios de exclusión en el borrado de metadatos: Se puede configurar que para los email internos a la empresa no se modifiquen los metadatos de los ficheros enviados
- Gestión centralizada de cada una de las políticas de metadatos establecidas.
- Busca dentro de ficheros ZIP por el tipo de fichero especificado y modifica sus metadatos.
- Elimina Datos Ocultos e Información Personal como: Rutas de impresoras, historial de modificaciones del documento, etc …
- Implementa funcionalidades Data Loss Prevention (DLP) para evitar que información confidencial y crítica salga fuera de la organización.
Las limitaciones de la versión de prueba son:
- Permite procesar hasta un máximo de 50 ficheros.
- Añade el siguiente metadato a cada fichero procesado: Developed by MetaClean (www.adarsus.com) -Trial License-.
- Permite procesar un máximo de 3 ficheros a la vez.
La versión profesional elimina todas estas limitaciones.
Los metadatos contenidos en los archivos digitales alcanzan una nueva dimensión cuando son compartidos en internet. En este sentido, dichas transferencias documentales representan una auténtica amenaza para la integridad tanto moral como estructural de una empresa. Especialmente cuando tenemos en cuenta las ingentes cantidades de correos electrónicos con documentos adjuntos que son enviados diariamente. ¿Nuestra solución? MetaClean for Outlook.
MetaClean es una herramienta profesional desarrollada por el equipo de profesionales tecnológicos de Adarsus. Un software multidisciplinar que posibilita la edición, eliminación e incorporación de metadatos de archivos de una manera totalmente personalizada. Con MetaClean for Outlook tendrá la garantía de estar manteniendo la seguridad de su empresa y de una manera completamente automática.
Porque MetaClean Outlook permite no solo el tratamiento individualizado de los archivos adjuntos de Outlook, sino también un tratamiento estructurado. Basta con diseñar fácilmente una plantilla personalizada de política de metadatos y configurarla para que MetaClean la implemente de manera automática. De esa forma, todos los documentos adjuntos enviados desde su empresa contendrán únicamente los metadatos deseados.
MetaClean permite además definir listas blancas de dominios de correo, de forma que todos aquellos correos dirigidos a los dominios especificados no serán procesados manteniendo intactos los metadatos de los ficheros adjuntos enviados. Esta funcionalidad puede ser útil para el envio de correos de forma interna en la organización.
Archivos adjuntos en Outlook
Los documentos contienen metadatos de todo tipo, algunos de ellos pueden no representar riesgos para quienes los emiten, pero muchos otros sí. Eso implica que los primeros pasos para realizar una utilización inteligente de nuestro software MetaClean for Outlook es analizar qué metadatos deben ser editados, qué metadatos deben ser borrados y cuáles otros deben ser añadidos. Así podremos establecer una óptima política de metadatos para ficheros adjuntos en Outlook.
Los siguientes pasos son mucho más sencillos, nuestro software profesional para la gestión de metadatos está desarrollado específicamente para ser intuitivo y cómodo de utilizar. Es instalado como un plugin que se integra en todo tipo de versiones de Microsoft Outlook desde Microsoft Outlook 97 en adelante, incluido Microsoft 365 y Outlook Web (OWA). Gracias a una interfaz gráfica de gran usabilidad, la configuración de las políticas de metadatos es muy fácil.
En ese aspecto, resulta fundamental hacer hincapié en la posibilidad de configurar tantas políticas de metadatos como sean necesarias. Una versatilidad que permite desarrollar distintas políticas en función del departamento concreto de la empresa. Con MetaClean, la transferencia de datos en Outlook se encuentra siempre bajo control de la dirección de la empresa. Sobre todo, porque permite una cómoda gestión centralizada de las políticas.
Data Loss Prevention en Outlook
Las brechas de información son fenómenos cada vez más peligrosos. Por un lado, porque los datos son ahora los principales activos valiosos de las empresas, y por otro porque poner en riesgo información personal de terceros supone un grave incumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Es imprescindible contar con una herramienta que proteja dichos datos en Outlook.
MetaClean for Outlook incorpora funcionalidades data loss prevention, permite evitar que archivos que contienen información confidencial y crítica de una organización salgan fuera de ella, bien de manera accidental o bien de una manera intencionada. Podemos al mismo tiempo proteger los activos valiosos de la propia organización a la vez que la confidencialidad de terceros: trabajadores de la empresa, clientes, usuarios, proveedores u otras empresas colaboradoras.
MetaClean for Outlook funciona de manera automática sin necesidad de intervención humana. Cada vez que un correo electrónico contenga datos adjuntos, MetaClean hará un procesamiento de los metadatos ocultos para ajustarlos a lo dispuesto por la política de metadatos diseñada previamente, y todo esto de una manera completamente eficiente sin afectar el rendimiento del PC del usuario ni al servidor de correo configurado en la organización.
