MetaClean Sync

Permite modificar, añadir y/o eliminar metadatos en documentos ofimáticos y ficheros multimedia (imagen, audio y vídeo) de forma automática, en tiempo real y sin intervención por parte del usuario.

MetaClean Sync proporciona control total de puestos de trabajo y servidores desde el Dashboard de MetaClean Sync, facilitando la aplicación de políticas de metadatos en la organización.

Es compatible con la mayoría de los Sistemas Operativos (Windows, Linux y MAC), 

Facilita el cumplimiento de las normativas vigentes GDPR, Esquema Nacional de Seguridad (ENS) y Norma ISO/IEC 27001 en el tratamiento de Metadatos.

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  • Formatos de ficheros compatibles con MetaClean
  • MetaClean Sync dispone de una interfaz gráfica que permite seleccionar los directorios a monitorizar, tipos de ficheros a tratar (Microsoft Office, PDF, Open/Libre Office y/o ficheros Multimedia) y política de metadatos a aplicar (borrado o modificación).
  • MetaClean Sync se puede desplegar de forma masiva a través del Directorio Activo.
  • Gestión centralizada de cada una de las políticas de metadatos establecidas.
  • Posibilidad de incorporar metadatos personalizados en los archivos.
  • Protección continua y en tiempo real contra la fuga de información sensible sin intervención por parte del usuario.
  • Posibilidad de crear un número ilimitado de plantillas de metadatos para establecer políticas corporativas homogéneas por departamento.
  • Compatible con almacenamiento en la nube: Google Drive, OneDrive, etc.
  • Las licencias de metaClean Sync Workstation no se podrán instalar en arquitecturas de servidor
  • Las licencias metaClean Sync Server Edition permitirán procesar documentos almacenados en unidades de red, unidades compartidas y dispositivos externos.
  • El número de ficheros procesados por MetaClean Sync Workstation y Server Edition está limitado a un máximo de 50.000 ficheros al año, si se requiere procesar un volumen mayor solicite presupuesto.
  • Todas las versiones incluyen un año de: soporte técnico y actualizaciones.

Cómo funciona MetaClean Sync:

La puesta en marcha de MetaClean Sync es muy sencilla, solo debemos indicar qué directorios (locales o de red) y qué extensiones de ficheros (pdf, doc, xlsx, jpg, etc.) queremos monitorizar. Una vez establecidos estos parámetros, cualquier fichero (de las extensiones indicadas) que se cree o modifique sobre los directorios monitorizados automáticamente será procesado por MetaClean Sync para aplicarle la política de metadatos establecida, y todo esto sin intervención por parte del usuario y en tiempo real. El archivo estará listo para compartirse por cualquiera de los medios (email, página web, redes sociales, …) sin riesgos de fuga de información sensible oculta.

MetaClean Sync solo entra en funcionamiento cuando un usuario guarda un documento (Microsoft Office, Open/Libre Office, PDF) o archivo multimedia (imagen, audio y vídeo), durante la elaboración del mismo permanece inactivo. Esto significa que no consume ningún tipo de recurso informático y permite un desempeño totalmente natural por parte de los usuarios, dicho de otro modo: MetaClean Sync no afecta lo más mínimo a la productividad de los trabajadores.

¿Qué ocurre cuando una empresa cuenta con multitud de departamentos y necesita implementar unas políticas de metadatos distinta para cada uno de ellos? ¿Tiene MetaClean Sync limitaciones? En absoluto. MetaClean Sync permite desarrollar, almacenar e implementar tantas plantillas de políticas de metadatos como sean necesarias. Es un software pensando expresamente para satisfacer las necesidades de las empresas.

Estas plantillas de metadatos se administran de manera centralizada de forma que cualquier cambio en la política de metadatos automáticamente se aplicará a todas y cada una de las estaciones de trabajo del departamento, de esta forma todos los documentos creados en el departamento tendrán la misma plantilla de metadatos aplicada, de forma automática y sin requerir intervención por parte del usuario pues MetaClean Sync funciona como un servicio en segundo plano.

Beneficios de usar MetaClean Sync:

MetaClean Sync se convierte en la solución óptima para el tratamiento de metadatos en documentos ofimáticos y archivos multimedia (imagen, audio y vídeo).  Nos garantiza que todos los archivos generados en nuestra Organización cumplirán con la política de metadatos establecida en la empresa y por ende estaremos cumpliendo con la normativa vigente de protección de datos. Y todo esto de una manera cómoda, sencilla y eficiente, pues no requiere ningún esfuerzo ni intervención por parte del usuario de la compañía.

MetaClean Sync no solo ofrece la posibilidad de eliminar metadatos de un vídeo o editar metadatos de imágenes, también permite incorporar metadatos adicionales. Esto último resulta muy beneficioso para la organización de los documentos y su posterior uso por otros sistemas implementados en la Organización. Los metadatos de los archivos no controlados pueden poner en riesgo la seguridad e integridad de una empresa, pero si estos se gestionan adecuadamente pueden ayudar a optimizar los diferentes procesos documentales.

Después de todo, los metadatos no son beneficiosos o perniciosos per sé. Depende de la información que aporten y de las necesidades de cada empresa en particular. Lo más importante es contar con una herramienta de calidad como MetaClean Sync que permita gestionar los metadatos acorde a las necesidades de nuestra empresa. Solicítenos presupuesto y tome cuanto antes las riendas de sus metadatos

Consola Web MetaClean (Dashboard):

Los metadatos de los ficheros procesados por cada una de las instalaciones de MetaClean Sync (nodos) se enviarán de forma periódica a una consola web central (Dashboard). Esta se encargará de mostrar mediante diferentes gráficos toda la actividad realizada por cada uno de los nodos, aportando información de valor para que el Órgano Directivo tenga visibilidad de la cantidad y tipo de información sensible y oculta que ha sido controlada y por tanto evitada su exfiltración.

Además, desde la Consola Web se administrarán de forma centralizada todas las políticas de metadatos corporativas a aplicar en cada uno de los nodos, así como una gestión centralizada para la actualización de las distintas versiones del producto.

Data Loss Prevention:

MetaClean Sync proporciona protección ante usuarios que intenten, de manera accidental o malintencionada, extraer información confidencial o sensible fuera de la Organización . Cualquier documento que sea copiado a otra unidad de disco será detectado en tiempo real. Además, dependiendo de la clasificación del mismo se permitirá su copia o no, informando en su caso al administrador del sistema de cualquier intento de exfiltración de información confidencial. De esta forma, se previene la fuga de información en la empresa que cuenta con esta herramienta.

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